Freelance IT : quelles obligations comptables pour quel statut ?

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ParL'équipe Club Freelance

Publié le22 janvier 2020à09:04, mis à jour le20 mai 2020à14:23

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Quand on est freelance IT, gérer l’administratif fait partie intégrante du quotidien, et la comptabilité fait partie de ces obligations “administratives”.

Pour être sûr de ne pas perdre de temps, encore faut-il savoir quelles sont vos obligations comptables en tant que freelance IT, et quelles sont les options qui s’offrent à vous pour faire votre comptabilité.

L’impact du statut sur la comptabilité d’un freelance IT

Lorsqu’on se lance en freelance, on a le choix entre plusieurs statuts juridiques :

  • L’entreprise individuelle (particulièrement avec le régime de micro-entreprise)
  • La société (EURL, SASU)
  • Le portage salarial

Examinons au cas par cas l’impact sur votre comptabilité de chaque statut.

Vous êtes en micro-entreprise

Bonne nouvelle pour les freelances qui ont choisi le régime de la micro-entreprise (en entreprise individuelle), les obligations comptables sont très légères, c’est l’un des avantages de ce statut.

Vous n’aurez ainsi pas à produire de bilan par exemple, et vos obligations se limiteront à la facturation et à l’établissement de livres chronologies de recettes et dépenses, et à une déclaration régulière (mensuelle ou trimestrielle) de votre chiffre d’affaires (source).

Pour les limites du statut, rappelons que le seuil est de 70 000€ de chiffre d’affaires, à ne pas dépasser pendant 2 années consécutives sous peine de basculer sous un régime d’entreprise individuelle classique.

Vous êtes en société

Pour plusieurs raisons, les freelances IT sont nombreux à opter pour la SASU ou l’EURL, les versions unipersonnelles des sociétés commerciales SAS et SARL. Parmi les raisons principales, citons essentiellement le dépassement des seuils de la micro-entreprise, surtout pour les freelances qui exercent en missions longues, mais aussi la possibilité de déduire les charges de l’impôt sur les sociétés.

Quoi qu’il en soit, le statut de société commerciale implique une création un peu plus compliquée et un peu plus coûteuse, mais aussi des obligations comptables plus contraignantes.

Déjà, tenir sa comptabilité est obligatoire, et les obligations sont nombreuses :

  • Facturer de façon adaptée
  • Tenir des livres comptables (livre-journal et grand livre)
  • Etablir un inventaire
  • Etablir ses comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe)

Globalement, retenez que la comptabilité d’une SASU et d’une EURL sont assez similaires.

Vous êtes en portage salarial

De nombreux freelances IT font le choix du portage salarial pour les nombreux avantages qu’il présente :

  • Vous n’avez pas à changer de statut pour exercer, ce qui réduit les démarches pour se lancer.
  • Vous profitez des mêmes droits que les salariés d’entreprise classique (prévoyance, assurance maladie, assurance chômage, mutuelle d’entreprise, cotisation pour la retraite, congés payés…).
  • Vous avez quand même de l’autonomie dans le choix de vos missions et vos négociations.

Et cerise sur le gâteau, vous n’aurez pas à gérer la comptabilité : la facturation est prise en charge par l’entreprise de portage, et vous recevez une fiche de paie, comme un salarié. Pas de factures, bilan ou compte de résultat à produire.

Comment faire sa comptabilité quand on est freelance IT

Mis à part le cas du portage que nous venons de mentionner, les autres freelances auront à tenir une comptabilité annuelle. Vous aurez plusieurs options qui s’offrent à vous.

comptabilité freelance

Tenir votre comptabilité seul

Première option, faire sa comptabilité soi-même. Cette option nous paraît viable dans le cas des auto-entrepreneurs, mais sachez que même en société, rien ne vous oblige à faire appel à un expert-comptable. Si vous en avez les compétences, et du temps, vous pouvez donc tout faire vous-même, soit sur papier, soit à l’aide d’un logiciel. 

Attention cependant, encore une fois exception faite des micro-entrepreneurs qui ont une comptabilité très simplifiée, il est important de prendre en compte le niveau de travail et de compétence nécessaire à la tenue d’une comptabilité de société. Les risques encourus en cas de mauvaise comptabilité sont élevés, avec des sanctions de l’administration fiscale, mais aussi des risques de perte de temps et d’argent si vous devez faire appel à un expert-comptable pour rattraper les dégâts.

Faire appel à un expert-comptable

Compte tenu des risques d’erreurs (chacun son métier après tout), nous vous recommandons plutôt de faire appel à un expert-comptable pour tenir votre comptabilité. Ici, vous aurez deux choix :

  • Un expert-comptable “traditionnel”
  • Un expert-comptable en ligne

Le premier présente l’avantage d’une présence locale, ce qui vous permettra d’avoir un interlocuteur que vous pouvez rencontrez. Le second, souvent moins cher, s’appuie sur les nouvelles technologies pour proposer une expérience fluide, mais sans relation “physique” le plus souvent.

Dans les deux cas, faire appel à un expert-comptable s’avère la solution la plus sûre pour éviter les erreurs, et ses missions sont larges, selon vos besoins :

  • Accompagnement à la création
  • Comptes annuels
  • Analyses et coneils (fiscalité, gestion…)
  • Contrôle de la conformité
  • Paie

Côté budget, comptez entre 1200 et 1500€ HT par an, bilan inclus, pour un statut de société.

Ce petit tour d’horizon de vos obligations comptables en tant que freelance IT est désormais terminé : vous êtes maintenant paré pour vous concentrer sur votre activité de freelance, l’esprit allégé d’une obligation administrative en moins !

Ce article a été écrit par independant.io. Ce comparateur et site d’informations fournit des informations transparentes sur les différents produits & services à destination des entrepreneurs, travailleurs indépendants, freelances et professions libérales.

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