Comment mettre en place un ERP efficace en 6 étapes

Mettre en place un ERP efficace est une tâche cruciale et le choix d’une solution basée sur le cloud peut accélérer le processus. Cependant, étant donné qu’un ERP couvre l’ensemble des fonctions de l’entreprise, il est important d’effectuer toutes les étapes nécessaires à sa mise en place avec soin et méthode.

Passer à un nouveau système, ou en activer un à partir de zéro, nécessite une analyse préliminaire majeure, un processus de migration et de test minutieux, une formation scrupuleuse du personnel et un fin réglage du système.

Découvrez les différentes phases de ce processus ci-dessous.

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1. Mettre en place un ERP efficace : découverte et planification

Premièrement, la découverte et la planification sont peut-être les phases les plus importantes : si elles sont effectuées méthodiquement, elles permettent de réduire le temps, les coûts et les risques. Ces phases consistent à rechercher et à sélectionner un système, à constituer une équipe de projet et à définir les exigences détaillées du système.

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2. Conception

Ensuite, en analysant l’infrastructure matérielle et logicielle en place, de nouveaux flux de travail plus efficaces et d’autres processus métier peuvent être conçus pour tirer parti du système.

En particulier, si le choix se porte sur un ERP basé sur le cloud, il est essentiel de vérifier la qualité, la stabilité et la sécurité de l’accès à Internet. L’analyse systématique des flux d’informations est ici essentielle. Les systèmes uniques peuvent, en fait, être moins performants que les produits spécifiques à l’industrie.

A ce stade, il est également essentiel de définir une équipe responsable du processus. La mise en œuvre étant une tâche complexe, dédier des ressources facilite l’interface avec l’équipe de support.

3. Mettre en place un ERP efficace : Développement

Après avoir réalisé l’audit et cartographié les flux d’informations, assigné les fonctions et les responsabilités et identifié la solution la plus adaptée, la phase de mise en œuvre proprement dite commence.

Cette étape consiste en la configuration des accès et des autorisations. L’ERP est utilisé par plusieurs utilisateurs et à différents titres. Il est donc important de définir des autorisations et des rôles d’accès en fonction de son profil d’utilisateur.

Cela comprend également la préparation des données et des processus à migrer. L’analyse préliminaire permet de résoudre à temps toute incompatibilité de format. La gestion centralisée des données élimine les redondances et les doublons

4. Tests

Au cours de cette phase, il est utile de tester en permanence les fonctions du système et d’affiner le développement pour résoudre les problèmes émergents.

Affiner, c’est-à-dire tester le système pour vérifier progressivement les résultats du processus de migration et ajuster les écarts d’utilisation et d’accès.

5. Déploiement

Une fois cette phase également terminée, nous passons à la vérification opérationnelle proprement dite du nouvel ERP. Ceci est accompagné de tests d’utilisabilité du personnel.

Le nouvel ERP étant pleinement opérationnel, il est possible d’observer son fonctionnement réel. L’analyse préliminaire et les tests partiels sont utiles, mais la mise en service est le véritable test décisif.

6. Assistance

Au cours de la période de rodage initiale, le travail de l’équipe d’assistance et de service est essentiel. C’est aussi la raison de choisir non seulement l’ERP, mais aussi l’entreprise qui le fournit.

Le maintien de la mise en œuvre de l’ERP après le déploiement contribue à la satisfaction des utilisateurs et garantit que l’entreprise obtienne les avantages souhaités.

Enfin, l’équipe de projet peut rester responsable du système ERP pendant cette phase, mais se concentrera sur l’écoute des commentaires des utilisateurs et l’ajustement du système en conséquence.

Un développement et une configuration supplémentaires peuvent être nécessaires à mesure que de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées au système. Il est également essentiel de former le nouveau personnel sur le système pour mettre en place un ERP efficace.

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