Gérer les impayés quand on est freelance

En tant que freelance, il est fréquent de faire face au problème des factures impayées. Lorsque les délais de paiements sont longs cela peut même entrainer des répercussions sur votre activité… Quand à la fin du mois il vous faut payer votre loyer, votre matériel professionnel, vos déplacements ou encore subvenir à vos besoins personnels… Le retard des paiements et les impayés peuvent engendrer un véritable stress pour le freelance qu’il souhaite éviter à tout prix. Consultants SAP FI CO, développeurs web, architectes logiciels, consultants SAP, découvrez dans notre article comment gérer les impayés quand on est freelance !

Gérer les impayés : relancer le client

En premier lieu, le point important pour gérer les impayés est de s’assurer de préserver votre relation commerciale. Il peut y avoir une justification au retard de paiement… En effet, vous ignorez les raisons de ce retard. Il est possible que votre client rencontre des difficultés passagères au niveau de sa trésorerie par exemple. Dans un autre cas, s’il s’agit d’une grosse entreprise, généralement la validation de l’ordre de paiement a lieu par une personne supplémentaire. Ce qui peut rallonger la procédure de paiement d’autant plus dans des structures très cloisonnées.

◼️ Envoyer un mail de relance à son client

En ayant en tête la possibilité de ces éventualités, commencez par envoyer un petit mail à votre client pour lui rappeler que l’une des factures demeure impayée. Si le règlement de la facture était un oubli de sa part, la situation se règlera très vite suite à votre email.

Il est vrai qu’il n’est pas toujours simple d’appeler son client pour lui parler de la facture impayée. C’est pourquoi les relances par email sont pertinentes pour cette démarche. De plus il existe de nombreux outils de facturation qui permettent de relancer semi-automatiquement les clients par email en rappelant le montant de la facture. C’est par exemple le cas de Freebe, un outil de facturation pour freelances, qui permet de paramétrer ses email de relance. L’avantage est que le client aura vraiment l’impression de recevoir un email automatique. Il ne se sentira donc pas agressé par la relance.

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◼️ Envoyer un mail de relance ferme à son client

Cependant, si passé une semaine, votre email demeure sans réponse, nous vous recommandons d’envoyer un second email plus ferme à votre client. Vous pouvez même lui laisser un message vocal sur son répondeur.

Il est possible que votre client ne fasse pas suite à votre relance, voir même qu’il affirme avoir déjà procédé au règlement de votre facture, ou pire qu’il nie l’existence de celle-ci. La situation est plus délicate dans ce genre de circonstance, car vous avez à faire à un client de mauvaise foi.

Pour contrecarrer ce comportement, vous devrez lui rappeler des éléments factuels qu’il ne pourra pas spontanément contredire. C’est-à-dire, tout ce qui concerne le travail que vous lui avez fourni. Utilisez toutes les traces écrites des échanges que vous avez eus, le moment auquel vous lui avez adressé la facture. Mais aussi le nombre de jours précis impartis pour payer, etc. 

Peu importe la réaction et l’attitude de votre client, vous devez toujours gardez votre sang-froid. Surtout ne le menacer pas et ne l’insulter pas, car ce comportement est pénalement répréhensible.

Si malgré vos différentes relances, votre client refuse toujours de régler votre facture, vous pouvez alors lui adresser une lettre de mise en demeure. 

Gérer les impayés : la mise en demeure de payer adressée au client

Une mise en demeure est une démarche consistant à inviter votre client à exécuter son obligation de paiement dans un certain délai. Mais aussi à l’avertir qu’en cas de non paiement de sa part, des poursuites judiciaires auront lieu contre lui. Elle peut s’effectuer par le freelance pour gérer les impayés.

La mise en demeure est le dernier avertissement avant d’agir en justice. La mise en demeure de payer adressée au client s’effectue au travers d’une lettre de mise en demeure. Nous vous conseillons de rédiger cette lettre avec l’aide d’un avocat. En effet, cela apporte du crédit à votre démarche et une force contraignant supplémentaire pour votre client. Au sein de la lettre de mise en demeure vous devez reprendre les termes du contrat. Vous devez vous assurez de prouver que la prestation a été réalisée. Et enfin fixer une date limite de paiement avant que des poursuites judiciaires ne soient engagées.

La procédure de mise en demeure n’a aucun effet contraignant car il s’agit seulement d’une invitation à exécuter ses obligations. Mais sa force est qu’elle a un effet intimidant. En effet, son objectif est d’inciter votre client à exécuter le paiement pour éviter qu’une action en justice ne soit engagée. La mie en demeure a aussi des conséquences juridiques. En effet, la date d’envoi de la lettre sert de point de départ pour calculer les intérêts de retard de paiement en cas de litige. La mise en demeure sert d’autre part à prouver, en cas d’action judiciaire, que tout a été mis en œuvre pour résoudre à l’amiable le litige. 

◼️ Les mentions obligatoires de la mise en demeure

Pour être valable et non contestée par votre client, la mise en demeure doit contenir des mentions obligatoires :

• la mention “mise en demeure” permettant d’exposer clairement votre intention
• la date de sa rédaction
• vos coordonnées et celles de votre client
• un exposé de la situation litigieuse (facture arrivée à échéance qui est impayée)
• la demande de règlement précisant le montant dû
• le délai dans lequel la situation doit être régularisée (entre 1 et 2 semaines)

La mise en demeure, peut être délivrée par courrier recommandé avec accusé de réception. Mais aussi en ayant recours à un acte d’huissier de justice. Ces deux modes d’envoi vous assure de faire parvenir la mise en demeure à votre client et d’en conserver la preuve.  

◼️ Si la lettre de mise en demeure ne fonctionne pas

Pour la majorité des cas d’impayés, la lettre de mise en demeure réalisée avec l’aide d’un avocat fait réagir le client qui s’acquitte rapidement de sa dette. Concernant la minorité de client qui ne réagiront pas à la lettre de mise en demeure, il faudra adapter la suite de la procédure en fonction des éléments de preuve que vous détenez (l’exemplaire d’un devis contresigné par votre client, un contrat signé, une copie de la lettre de l’avocat et son recommandé, etc.).

Ce n’est qu’uniquement dans le cas où votre mise en demeure reste sans réponse que vous pourrez agir en justice. Vous pourrez alors exercer une procédure de recouvrement judiciaire pour gérer les impayés.

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Gérer les impayés : les actions judiciaires menées à l’encontre du client

Les procédures de recouvrement judiciaire de créance sont des voies judiciaires permettant de contraindre votre client à exécuter son obligation de paiement. Pour ce faire, vous devez saisir le juge pour obtenir un titre exécutoire. Il s’agit de l’acte juridique vous permettant de forcer votre client à vous payer le montant de la facture. Il existe 3 procédures de recouvrement judiciaire.

◼️ La procédure d’injonction de payer

La procédure d’injonction de payer permet de demander au juge d’enjoindre à votre client de vous payer la somme due. Cette procédure est simple, rapide et peu coûteuse. Certaines conditions doivent être réunies, notamment s’agissant de la nature de votre créance. Votre requête devra être précise et être accompagnée de pièces justificatives. Vous devrez remplir le CERFA d’injonction de payer et vous adresser au tribunal compétent. Le juge rendra une ordonnance portant l’injonction de payer qui vous permettra de procéder à une saisie d’huissier si besoin.

◼️ La procédure de référé-provision

La procédure de référé-provision permet de réclamer au juge une provision, c’est-à-dire une somme d’argent destinée à recouvrer le paiement de votre créance. C’est une procédure rapide et peu coûteuse. Vous devrez justifier que votre créance n’est pas “sérieusement contestable”. C’est-à-dire que vous devrez avoir assez d’éléments de preuve pour affirmer que votre client a bien une dette envers vous. 

◼️ La procédure d’assignation au fond

La procédure d’assignation au fond est mise en œuvre lorsque l’injonction de payer et le référé-provision n’ont pas abouti. Mais aussi lorsque votre client risque de contester sa créance. Cette procédure est plus complexe, longue et coûteuse.

Pour gérer les impayés et dans le cas où votre client n’exécute pas la décision du juge, vous pourrez toujours faire appel à un huissier de justice. La mission de celui-ci est de mettre en œuvre des mesures d’exécution destinées à contraindre votre client. Cela peut être en se rendant par exemple à son domicile pour procéder à une saisie de biens. 

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