Comment bien gérer l’onboarding d’un freelance IT

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ParL'équipe Club Freelance

Publié le20 octobre 2021à09:00, mis à jour le19 octobre 2021à15:44

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L’onboarding est l’ensemble des actions mises en place par l’entreprise pour intégrer ses nouveaux collaborateurs. L’onboarding correspond ainsi à l’accueil et l’intégration des nouveaux talents recrutés, ainsi qu’à l’investissement dans le parcours d’évolution professionnelle en interne de ceux-ci. On parle souvent de l’onboarding pour les salariés, mais encore peu pour les ressources externes, comme les freelances informatiques. Et pourtant, ils sont souvent sollicités pour des missions stratégiques, longues et basées chez le client. Un bon dispositif d’onboarding est donc crucial pour la réussite de leur mission ! Il est alors important pour manager un freelance de porter un attention particulière à l’onboarding. Mais comment bien gérer l’onboarding d’un freelance IT pour faire démarrer au mieux la mission de son freelance tech ou IT ? Comment manager l’onboarding au début de la mission d’un consultant ? Découvrez dans notre article quelles sont les bonnes pratiques pour bien gérer l’onboarding d’un freelance informatique.

Pourquoi miser sur l’onboarding ?

Pourquoi miser sur l'onboarding

Pourquoi soigner l’onboarding des freelances IT ? La gestion de l’onboarding est cruciale au début de la mission d’un freelance. En effet, mettre en place un process interne clair peut s’avérer très bénéfique pour gagner en efficacité et optimiser l’accueil simultané de plusieurs profils. En tant qu’entreprise il est primordial d’établir un process clair pour l’onboarding des freelances IT qui viennent effectuer des missions au sein de votre entreprise. Car si vous avez un process clair et efficace d’onboarding, le freelance aura en main tous les éléments pour être opérationnel le plus rapidement possible et bien débuter sa mission de freelance. L’onboarding d’un consultant permet de créer du lien avec le freelance informatique et de poser les bases d’une bonne communication. De plus la période d’onboarding permet de s’assurer de bien fixer les objectifs et le suivi auprès du freelance IT. Enfin, le processus d’onboarding aura pour effet d’impliquer et de fidéliser le freelance dès ses débuts.

Comment bien gérer l’onboarding d’un freelance IT ?

1. En amont de la mission

Vous venez de recruter un freelance informatique ? Pensez en premier lieu à vérifier que le freelance que vous avez choisi est bien immatriculé au Centre de Formalités des Entreprises (CFE) (pensez à lui demander un extrait K-bis). Vous devez également effectuer le contrôle des obligations de déclaration et de paiement des cotisations sociales du freelance. Demander pour cela une attestation de vigilance. Une fois ces deux éléments vérifiés vous pouvez rédiger et faire signer le contrat de prestation de service (ou de sous-traitance si vous passez par un intermédiaire) au freelance. Si besoin vous pouvez également prévoir des contrats complémentaires spécifiques comme un contrat de confidentialité. Pensez à ce moment à vérifier que le freelance possède les assurances nécessaires, comme l’assurance de responsabilité civile professionnelle (RC Pro) qui est souvent indispensable. Enfin définissez les modalités de règlement et prévoyez les timesheets si nécessaire.

2. Juste avant le démarrage de la mission

Juste avant le démarrage de la mission, il est important de prévenir toutes les équipes de l’arrivée du freelance. Assurez vous de bien leur expliquer le cadre de sa mission. Assurez vous également de préparer en amont de l’arrivée du freelance le matériel qui sera mis à sa disposition dans le cas où il utilisera les ressources de l’entreprise. Demandez également à ce que ses accès informatiques soient créés en amont de son arrivée.

Il est également judicieux de prévoir un appel téléphonique avec le freelance en amont du démarrage de sa mission ou de lui envoyer un email complet avec toutes les informations utiles pour le premier jour. En effet, si le freelance vient travailler dans vos locaux, il est important de lui communiquer un certain nombre d’informations telles que l’heure à laquelle il doit se présenter, quel matériel est requis ou mis à disposition. Mais également quelles sont les contraintes d’accès ou de sécurité, dans quel service il s’installera et avec quelles équipes il devra interagir. Communiquer tous ces éléments au freelance avant son arrivée lui permettra d’arriver plus sereinement dans votre entreprise.

3. Assurer l’onboarding du freelance le premier jour de la mission

Assurer l'onboarding du freelance le premier jour de la mission

Le premier jour de la mission il est important de communiquer au freelance un planning pour sa première semaine. Vous devez également lui remettre tout le matériel dont il aura besoin (ordinateur, badge d’accès, etc.). Prévoyez un briefing avec le freelance sur la culture de l’entreprise, les règles, l’organisation de l’équipe… Remettez également au freelance toute la documentation technique nécessaire pour sa mission dès le premier jour. Enfin présentez le freelance à l’ensemble de l’équipe. C’est nécessaire pour faire débuter au mieux la mission du consultant.

4. Les jours qui suivent le premier jour du freelance

Les jours suivant le premier jour de début de mission du freelance, organiser un entretien individuel avec lui pour fixer les objectifs. Pensez également à organiser des prises de contact avec les interlocuteurs clefs pour sa mission. Tout au long de la période d’onboarding encourager le freelance à poser un maximum de questions. Pour améliorer le contact vous pouvez également planifier si possible un déjeuner avec le freelance.

5. Et après l’onboarding du freelance ?

A la fin de la période d’onboarding du freelance, commencez à faire le bilan. Dans certains cas, notamment si le projet est encore à l’étape d’idéation, quelques jours d’audit peuvent être nécessaires pour permettre au consultant de mieux cerner tous les paramètres et participer ensuite au cadrage. Posez alors à ce moment le cadre du suivi de la mission (reporting, réunions hebdomadaires, mensuelles…). Pensez à demander au freelance son feedback sur son onboarding pour vous assurer qu’il a bien toutes les clefs en main. Mais également pour améliorer ce process en vue de l’intégration de futurs collaborateurs freelances.

L’avis d’expert de Thomas Delfort, ancien DSI et co-fondateur de Club Freelance :

« Comme pour un recrutement d’un profil type CDI, le process d’onboarding d’un consultant indépendant au sein d’une équipe tech ou IT est extrêmement important. Un accueil bien réalisé permettra une prise en main des sujets rapide et efficace. Le but étant que le freelance soit opérationnel le plus vite possible, et soit dans des conditions optimales pour être performant dans sa mission. »

Savez-vous que l’offboarding d’un consultant informatique est tout aussi important que son onboarding ? En effet, les entreprises sont généralement soucieuses de soigner l’onboarding de leurs collaborateurs, mais délaissent parfois la dernière étape. L’étape où le collaborateur quitte l’entreprise pour de nouvelles opportunités professionnelles. Découvrez ainsi pourquoi il est important de soigner l’offboarding de son consultant IT. Mais également comment bien gérer l’offboarding d’un consultant IT en 7 étapes.

Pour en savoir plus sur le management de l’onboarding découvrez notre dossier spécial manager un freelance !

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