Comment bien gérer l’offboarding d’un consultant IT en 7 étapes

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ParL'équipe Club Freelance

Publié le24 mars 2021à09:07, mis à jour le30 avril 2021à11:50

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L’offboarding est l’ensemble des initiatives mises en place par une organisation pour accompagner un collaborateur lors de son départ de l’entreprise. Si les entreprises ont généralement désormais un process d’onboarding bien défini pour faire démarrer au mieux la mission des freelances tech ou IT, l’offboarding est souvent négligé. Et dans le cas du départ d’une ressource externe, il est carrément inexistant dans la plupart des cas. 

Pourtant, les départements IT des grandes entreprises font souvent appel à une multitude de consultants indépendants, et il est stratégique de bien gérer leur départ. D’autant plus que de nombreux freelances IT travaillent sur des missions longues, parfois en régie, et qu’ils font donc partie intégrante des équipes en place. 

Il est très important de soigner l’offboarding d’un consultant IT, mais comment faire ? Quelles actions mettre en place pour créer un processus d’offboarding adapté pour ses freelances IT ? Club Freelance vous livre les 7 étapes clefs d’un offboarding réussi. 

1. Communiquez le départ du consultant    

Un offboarding réussi réside d’abord dans une communication réfléchie. Lorsque la mission de votre consultant indépendant touche à sa fin, il est important d’annoncer son départ à l’ensemble des équipes. Il est important de l’annoncer le plus rapidement possible. Notamment aux équipes qui seront directement impactées par son départ. Cela permet de donner au freelance le sentiment d’avoir été pleinement intégré aux équipes au même titre qu’un salarié fixe. De même que le sentiment d’avoir été reconnu comme membre à part entière du projet.  

Cette étape permet à ses interlocuteurs de lui dire au revoir et de créer un environnement de départ humain. Il est aussi important d’annoncer le départ du consultant IT aux éventuels prestataires externes avec qui il était en contact.  

2. Valorisez le travail effectué et remerciez

Après avoir communiqué le départ du consultant indépendant, il est important de le remercier pour le travail qu’il a effectué. Il est également important de mettre en avant son investissement et ses compétences. Donnez-lui un feedback franc et constructif pour qu’il puisse s’améliorer lors de prochaines missions. Dans la plupart des cas, le freelance apprécie recevoir une lettre de référence. Elle permet au freelance de mettre en avant sa collaboration avec vous, pour décrocher de nouvelles missions. 

Le freelance se sentira d’autant plus reconnu et valorisé pour le travail qu’il a réalisé en travaillant pour vous. N’hésitez pas à lui formuler vos vœux de réussite pour la suite ainsi qu’à avoir une attention personnelle. Le consultant partira ainsi en se sentant apprécié.

3. Organisez et gérez la passation lors de l’offboarding  

Si votre consultant indépendant vous quitte pour laisser place à un nouveau consultant ou passe le relais à quelqu’un en interne, il est crucial d’organiser la passation pour que le freelance puisse transmettre les informations sur son travail et sur les process en cours à son remplaçant.  

Il peut être judicieux de lui demander de rédiger un dossier avec les missions et tâches qu’il a effectué, les bonnes pratiques… Cette étape de documentation et de transfert de compétences est capitale pour assurer une bonne transition. Cela permet aussi de valoriser le travail du collaborateur indépendant.   

4. Recueillez un feedback constructif de la part du consultant     

Organiser un entretien final ou une “exit interview” avec votre consultant indépendant est très important. Cela vous permettra de savoir de quelle manière vous êtes perçu par un externe qui a travaillé dans votre entreprise.  

N’hésitez pas à lui demander s’il s’est senti le bienvenu, s’il a eu tous les accès et informations nécessaires pour effectuer ses prestations, s’il a pu réaliser tous les objectifs qu’il s’était fixé pour mener à bien sa mission, comment cette mission lui servira pour ces projets futurs, s’il recommanderait votre entreprise à d’autres professionnels, s’il accepterait de travailler à nouveau sur une nouvelle mission pour vous…  

Cet entretien avec votre freelance IT vous permettra d’obtenir des informations essentielles pour améliorer votre stratégie d’onboarding et d’offboarding. Il est important d’adopter une démarche constructive, tournée vers l’écoute. Cet entretien sera bénéfique pour le freelance qui appréciera d’avoir pu exprimer son opinion. Les freelances IT échangent beaucoup entre eux et la mauvaise réputation de certaines entreprises clientes peut les empêcher d’accéder aux meilleurs profils de consultants. Si vous prenez le temps de valoriser et d’écouter vos consultants jusqu’à la fin, ils ne manqueront pas de le faire savoir à leur réseau.  

5. Clôturez les aspects pratiques et administratifs lors de l’offboarding     

Pour un offboarding réussi, chaque détail doit être réfléchi. Avant le départ, il est important de veiller à ce que le collaborateur indépendant vous restitue tout l’éventuel matériel qui lui a été prêté, en particulier s’il travaillait en régie (ordinateur, badge… etc). Le plus pratique est d’établir une liste au préalable du matériel prêté et ce, au moment de l’onboarding. N’oubliez pas également de vérifier l’état d’usure du matériel.  

Pensez à supprimer tous les accès et les comptes de l’ancien consultant de tous les réseaux, logiciels, ressources et outils collaboratifs de l’entreprise afin de prévenir de potentiels risques de cyber piratage ou des fuites d’informations qui pourraient être préjudiciables à votre entreprise. Cette préparation est importante pour maintenir la sécurité, préserver l’efficience de l’organisation interne et maintenir de bonnes relations de travail.  

Pour que le freelance quitte votre entreprise en toute sérénité, il est également important de clôturer tous les aspects administratifs. 

6. Restez en contact et laissez la porte ouverte     

Il est avantageux de garder contact avec vos anciens freelances IT. Notamment si vous souhaitez retravailler avec eux par la suite pour de nouvelles missions. De plus, garder contact à minima via les réseaux sociaux professionnels avec vos anciens consultants indépendants vous permettra d’accéder à leur réseau de freelances. Ce qui peut s’avérer bénéfique pour vous. Vous pourrez également suivre leur actualité sur les médias sociaux. De même que vous tenir informé de l’évolution de leurs compétences ainsi que de leurs prestations. De plus, il est intéressant pour le freelance de faire partie de votre réseau car cela représente une forme de recommandation précieuse pour celui-ci. Garder contact avec vos freelances vous permettra aussi de véhiculer les valeurs fortes de votre entreprise.   

7. Utilisez les outils numériques pour faciliter l’offboarding     

Aujourd’hui il existe de nombreux outils pour traiter efficacement les processus d’offboarding. Au même titre que l’onboarding, certaines plateformes spécialisées proposent de gérer au même endroit toutes les tâches liées à l’offboarding. Ces solutions permettent notamment de déconnecter le consultant en un clic de toutes les ressources de l’entreprise. Mais également de recueillir son feedback et de s’occuper de la passation.  

Il peut être intéressant d’échanger avec votre département RH pour adapter les éventuels processus et outils d’offboarding existants pour les ressources internes, aux ressources externes.  

Gardez en tête que le processus d’offboarding d’un freelance IT ne doit pas être négligé. Tout aussi important que l’onboarding, un processus d’offboarding réussi et efficace est stratégique pour votre département IT. Le consultant indépendant gardera un bon souvenir de votre collaboration après son départ et ne manquera pas de le faire savoir ! 

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